Arbeitszimmer bei Selbstständigen

Aufzeichnungspflicht zwingend zu beachten

 

Zusammenfassung: Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer (im Sinne des § 4 Abs. 5 S. 1 Nr. 6b EStG) sind einzeln und getrennt von den sonstigen Betriebsausgaben aufzuzeichnen. Die Erfüllung dieser Pflicht ist Voraussetzung für den Betriebsausgabenabzug.

Sämtliche Aufwendungen für das häusliche Arbeitszimmer müssen einzeln und zeitnah in einer besonderen Spalte der Ausgabenaufzeichnungen, zumindest aber gebündelt in einem gesonderten schriftlichen oder digitalen Dokument aufgezeichnet werden.

Eine bloße Belegsammlung reicht nicht aus.

Wenn die Aufzeichnungspflicht nicht eingehalten wird, sind die Aufwendungen grundsätzlich nicht abzugsfähig.

Ein Beispiel: Selbstständiger sammelt Belege über das Jahr

In einem aktuellen Streitfall ging es um die Abzugsfähigkeit der Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer eines selbstständig tätigen Steuerpflichtigen, der seinen Gewinn nach der Einnahmen-Überschussrechnung ermittelt. Dabei hat der Bundesfinanzhof konkretisiert: die Aufzeichnungspflicht ist in inhaltlicher und zeitlicher Hinsicht zwingend einzuhalten. Ein Verstoß führt dazu, dass die Aufwendungen grundsätzlich nicht abzugsfähig sind.

Der Steuerpflichtige erzielte im Streitjahr 2017 u. a. Einkünfte aus selbstständiger Arbeit. Er bewohnte ein Eigenheim (bestehend aus Keller, Erd- und Obergeschoss sowie ausgebautem Dachgeschoss). Seine selbstständige Tätigkeit übte er in dem als Arbeitszimmer eingerichteten Dachgeschoss aus. Daneben nutzte er eine im Erdgeschoss gelegene Bibliothek. Das Arbeitszimmer bildete den Mittelpunkt der gesamten betrieblichen und beruflichen Tätigkeit des Steuerpflichtigen.

In seiner Einkommensteuererklärung erklärte der Steuerpflichtige einen Verlust aus freiberuflicher Tätigkeit. Dem lagen die Absetzung für Abnutzung (AfA) auf unbewegliche Wirtschaftsgüter sowie Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer zugrunde. In der Folge kam es mit dem Finanzamt zum Streit über die Höhe der abzugsfähigen Aufwendungen.

Das Finanzgericht Hessen wies die vom Steuerpflichtigen eingelegte Klage mit der Begründung ab, dass die Aufwendungen für das häusliche Arbeitszimmer bereits dem Grunde nach nicht berücksichtigungsfähig sind, da er seine Aufzeichnungspflichten nach § 4 Abs. 7 S. 1 und 2 des Einkommensteuergesetzes (EStG) verletzt hat. Diese gelten, so das Finanzgericht, auch für die Gewinnermittlung durch Einnahmen-Überschussrechnung. Die hiergegen eingelegte Revision war nun erfolglos.

Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer (im Sinne des § 4 Abs. 5 S. 1 Nr. 6b EStG) sind einzeln und getrennt von den sonstigen Betriebsausgaben aufzuzeichnen. Die Erfüllung dieser Pflicht ist Voraussetzung für den Betriebsausgabenabzug.

Im Streitfall fehlte es an einer solchen Aufzeichnung. Denn der Steuerpflichtige hatte die Belege über das Streitjahr gesammelt und erst bei der Erstellung der Steuererklärung eine Aufstellung über sämtliche Gebäudekosten gefertigt.

Hinweise für die Praxis

(laut Bundesfinanzministerium im Schreiben vom 15.8.2023, Rz. 26)

• Es genügt nicht, die Belege über das Jahr zu sammeln und erst bei der Erstellung der Steuererklärung aufzustellen
• Es genügt nicht, die Aufwendungen im Formular der Einnahmen-Überschussrechnung zu erfassen
• Die Aufzeichnungen sind nach § 4 Abs. 7 EStG regelmäßig innerhalb einer Frist von zehn Tagen vorzunehmen und dürfen ausnahmsweise allenfalls einen Monat aufgeschoben werden.
• Entscheidet man sich für den Ansatz der Jahrespauschale (1.260 EUR) für das häusliche Arbeitszimmer, bestehen die Aufzeichnungspflichten nach § 4 Abs. 7 EStG nicht

Quelle | BFH-Urteil vom 24.3.2026, Az. VIII R 6/24, unter www.iww.de, Abruf-Nr. 254027; BFH, PM Nr. 30/26 vom 15.5.2026; BMF-Schreiben vom 15.8.2023, Az. IV C 6 – S 2145/19/10006 :027, Rz. 26

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