Corona-News # 19: Ungewöhnliche Zeiten erfordern ungewöhnliche Maßnahmen – dezentrale Abschlussprüfungen während der Corona-Krise (Stand: 3. April 2020)

Voraussetzung für eine qualitativ hochwertige Abschlussprüfung ist der direkte und persönliche Kontakt zwischen den beteiligten Parteien. Es ist daher unsere feste Überzeugung, dass Abschlussprüfungen größtenteils vor Ort bei den zu prüfenden Unternehmen durchgeführt werden sollten. Sowohl für die Prüfungsqualität als auch in Bezug auf die – im rechtlichen Rahmen zulässigen – Unterstützungsfunktion des Abschlussprüfers ist die Präsenz des Prüfungsteams vor Ort beim Mandanten gerade für mittelständische Unternehmen von zentraler Bedeutung. In Zeiten der Corona-Krise ist dies nun leider in den allermeisten Fällen nicht mehr möglich. Unseren Prüfungsansatz haben wir entsprechend angepasst. Wir sind uns sicher, dass wir unseren Mandanten damit auch in diesen unruhigen Zeiten eine Abschlussprüfung auf hohem Niveau und enger Abstimmung und Kommunikation anbieten können.

Bereits seit einigen Wochen führen wir unsere Prüfungen größtenteils dezentral durch. Das Prüfungsteam befindet sich dabei entweder in den Büroräumen an unseren vier Standorten oder im jeweiligen Home-Office. Für eine effiziente Durchführung von dezentralen Prüfungen sind nach unseren Erfahrungen insbesondere die im Folgenden dargestellten Punkte von wesentlicher Bedeutung.

• Digitale Plattform für den Austausch und die Synchronisierung von Dokumenten

Der sichere und effiziente Austausch von Dokumenten ist im Rahmen einer dezentralen Abschlussprüfung von besonderer Bedeutung. Der Austausch der Dokumente ausschließlich über E-Mailverkehr ist jedoch zum einen unter dem Gesichtspunkt der Datensicherheit kritisch zu sehen und zum anderen wenig effizient. Früher oder später geht hier der Überblick verloren. Auf Basis unserer mehrjährigen Erfahrungen sind folgende Kriterien bei einer digitalen Dokumenten-Plattform, dem sogenannten Datenraum, essentiell:
– Maximale Datensicherheit.
– Anwenderfreundlichkeit und Einfachheit der Bedienung.
– Keine spezifischen Dateigrößenbeschränkungen.
– Unterschiedliche Nutzungsrechteverteilung (bspw. spezielle Zugriffsbeschränkungen für besonders sensible Daten wie etwa Personaldaten).
– Automatische E-Mail-Benachrichtigung bei Änderungen im Datenraum.
– Zugriff von mobilen Endgeräten.

Im Rahmen unserer dezentralen Abschlussprüfungen setzen wir in unserem Haus bereits seit mehreren Jahren eine professionelle Austauschplattform (Mandantenraum) ein. Diese erfüllt alle oben genannten Erfordernisse. Im Folgenden die Startseite der sehr anwenderfreundlichen und einfach zu bedienenden Benutzeroberfläche:

Soweit seitens unserer Mandanten gewünscht, arbeiten wir auch gerne mit deren Infrastruktur und deren Dokumenten-Austauschplattformen (soweit diese die o.g. Voraussetzungen insbesondere in Bezug auf Datenschutz und Datensicherheit erfüllen).

• Videokonferenz-Software für die Durchführung professioneller Online-Konferenzen

Die Kommunikation im Rahmen von Videokonferenzen ist bei dezentralen Abschlussprüfungen besonders wichtig. Dies gilt sowohl für die interne Kommunikation im Prüfungsteam als auch für die Kommunikation mit unseren Ansprechpartnern bei den Mandanten. Eine geeignete Videokonferenz-Software muss aus unserer Sicht folgende Anforderungen erfüllen:
– Maximale Daten- und Abhörsicherheit.
– Anwenderfreundlichkeit und einfache Bedienung (sowohl in Bezug auf die Planung und Initiierung der Meetings als auch in Bezug auf die Teilnahme daran).
– Gemeinsame Ansicht und Bearbeitung von Dokumenten im Rahmen der Videokonferenzen.
– Möglichst hohe Anzahl an Teilnehmern.
– Möglichkeit der Durchführung von Webinaren für einen größeren Teilnehmerkreis.
– Teilnahme über mobile Endgeräte.
– Hohe Zuverlässigkeit und Stabilität der Verbindung.
– Teilnahme ohne Installationsaufwand auf Seiten des zu prüfenden Unternehmens.

In unserem Haus nutzen wir für die Durchführung von Videokonferenzen grundsätzlich unsere eigene Plattform „GoToMeeting“. Gerne setzen wir auch die seitens unserer Mandanten bevorzugten Plattformen ein. Wir haben mit GoToMeeting in den letzten Jahren sehr gute Erfahrungen gemacht.

• Telefonkonferenzen

Soweit eine Kommunikation im Rahmen von Videokonferenzen nicht möglich oder nicht gewollt ist, wird ein Instrument zur professionellen Durchführung von Telefonkonferenzen benötigt. Auch hier sind Themen wie Abhörsicherheit, Einfachheit der Bedienung sowie Qualität und Stabilität der Verbindung die zentralen Auswahlkriterien.

In unserem Hause nutzen wir für Telefonkonferenzen entweder GoToMeeting oder unseren innovaphone Konferenzraum:

• Übersicht über die im Rahmen der Prüfung angeforderten und erhaltenen Dokumente

Ein weiterer wichtiger Punkt im Rahmen von dezentralen Abschlussprüfungen ist eine zeitnahe und transparente Überwachung der im Rahmen der Abschlussprüfung angeforderten und bereits erhaltenen Dokumente. Ansonsten besteht die Gefahr, dass im Laufe der Prüfung ein „Unterlagen-Chaos“ entsteht und die gleichen Unterlagen während der Prüfung mehrfach angefordert werden. Dies würde zu einer unnötigen Mehrbelastung auf Seiten des zu prüfenden Unternehmens führen.

Für die Liste der angeforderten und erhaltenen Dokumente hat sich mittlerweile der Begriff „PBC-Liste“ durchgesetzt. „PBC“ steht für „Prepared By Client“ und weist darauf hin, dass es sich bei der Liste um Unterlagen und Informationen handelt, welche seitens des Mandanten zur Verfügung gestellt werden. Im Folgenden ein Auszug aus der PBC-Liste die wir bei unseren dezentralen Abschlussprüfungen einsetzen:

• Weitere Voraussetzungen für bzw. Anforderungen an dezentrale Prüfungen sind:

– Digitale Bereitstellung der für die Abschlussprüfung erforderlichen Dokumente durch die zu prüfenden Unternehmen.

– Häufige Abstimmungen im Rahmen sog. „jour fix-Besprechungen“ zwischen dem Abschlussprüfer und dem zu prüfenden Unternehmen über den aktuellen Stand der Prüfung (wesentliche Prüfungsfeststellungen, ausstehende Unterlagen, Budgetcontrolling, die nächsten Meilensteine, u.v.m.).

– Soweit möglich, ein bis zwei vor-Ort Besprechungen mit den für die Abschlussprüfung auf Seiten des Mandanten zuständigen Ansprechpartnern. Beispielsweise ein persönliches Treffen zu Prüfungsbeginn und eine persönliche Schlussbesprechung am Ende der Prüfung.

Eine dezentral durchgeführte Abschlussprüfung stellt hohe Anforderungen an den Digitalisierungsgrad des Abschlussprüfers sowie an die Bereitschaft zur aktiven Kommunikation und Erreichbarkeit aller beteiligten Personen.

Bei Vorliegen der o.g. Voraussetzungen haben wir sehr gute Erfahrungen in Bezug auf die Qualität und Termineinhaltung bei unseren dezentralen Abschlussprüfungen gemacht. Wir sind davon überzeugt, dass wir mit diesem Ansatz, den in uns gesetzten, hohen Erwartungen sowie unseren eigenen Qualitätsansprüchen auch in diesen schwierigen Zeiten gerecht werden. Dennoch freuen wir uns bereits heute, unsere Prüfungen spätestens ab der Prüfungssaison 2020/21 wieder bei unseren Mandanten vor Ort durchführen zu dürfen.

Bei Fragen zu unserem dezentralen Prüfungsansatz in Zeiten der Corona-Krise sprechen Sie uns bitte jederzeit an.


CARSTEN ERNST

CARSTEN ERNST

Wirtschaftsprüfer/Steuerberater Diplom-Kaufmann

+49 711 48931-519

E-MAIL SCHREIBEN
VCARD HERUNTERLADEN
PHILIPP KRAIS

PHILIPP KRAIS

Wirtschaftsprüfer/Steuerberater Diplom-Betriebswirt Certified Valuation Analyst (CVA)

+49 711 48931-516

E-MAIL SCHREIBEN
VCARD HERUNTERLADEN
PETER RICHTER

PETER RICHTER

Wirtschaftsprüfer/Steuerberater Diplom-Ökonom

+49 711 48931-420

E-MAIL SCHREIBEN
VCARD HERUNTERLADEN

Abschließender Hinweis
Die Ausführungen in diesem Sonderrundschreiben dienen lediglich der allgemeinen Information und stellen keine rechtliche und sonstige Beratung für konkrete Einzelfälle dar. Bei individuellen Sachverhalten empfehlen wir die Einholung von auf diese Sachverhalte bezogenem Rat. Hierfür stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.